Mitarbeiter bei der ÖGK anmelden: So geht es vor dem ersten Arbeitstag

Die Zusage ist da, der erste Arbeitstag steht fest. Bevor Ihre neue Mitarbeiterin oder Ihr neuer Mitarbeiter loslegt, muss eines erledigt sein: die Anmeldung bei der Sozialversicherung. Wer Mitarbeiter bei der ÖGK zu spät oder falsch anmeldet, riskiert Zuschläge und Strafen. Hier lesen Sie, wie die Anmeldung abläuft, welche Daten Sie brauchen und was in Sonderfällen gilt.

Mitarbeiter anmelden: Die Grundregel

Jede beschäftigte Person muss vor Arbeitsantritt beim zuständigen Krankenversicherungsträger angemeldet werden, für die meisten Betriebe ist das die Österreichische Gesundheitskasse (ÖGK). Die Anmeldung gilt laut Unternehmensserviceportal nur dann als erstattet, wenn sie elektronisch über ELDA übermittelt wird. Anmeldungen auf Papier, per E-Mail oder Telefon gelten grundsätzlich als nicht erstattet; Ausnahme ist die Vor-Ort-Anmeldung weiter unten.

Die Regel gilt für alle: Vollzeit, Teilzeit, geringfügig Beschäftigte, Lehrlinge und Aushilfen. Was bei geringfügiger Beschäftigung sonst noch gilt, lesen Sie unter Geringfügigkeitsgrenze 2026.

Schritt für Schritt zur Anmeldung

1. Beitragskontonummer besorgen: Beim ersten Mitarbeiter brauchen Sie eine Beitragskontonummer. Sie ist kostenlos und wird meist über ein Online-Formular der ÖGK beantragt.
2. ELDA-Zugang klären: Die Meldung läuft über ELDA, das elektronische Meldesystem der Sozialversicherung. Viele Betriebe melden über ihr Lohnverrechnungsprogramm oder lassen das ihre Steuerberatung erledigen.
3. Daten sammeln: Name, Versicherungsnummer oder Geburtsdatum, Beginn der Beschäftigung, vereinbarte Arbeitszeit, Voll- oder Teilversicherung, Beschäftigtengruppe (etwa Arbeiter:in oder Angestellte:r), Beginn der betrieblichen Vorsorge und ob ein freier Dienstvertrag vorliegt.
4. Vor dem ersten Arbeitstag melden: Am besten gleich nach der Zusage, nicht erst am Morgen des ersten Tages.
5. Kopie aushändigen: Die beschäftigte Person bekommt so rasch wie möglich eine Kopie der vollständigen Anmeldung.
6. Laufend melden: Danach übermitteln Sie monatlich die Beitragsgrundlagen (mBGM). Das übernimmt meist die Lohnverrechnung.

Vor-Ort-Anmeldung: nur im Ausnahmefall

Ist eine Meldung über ELDA nicht möglich, gibt es die Vor-Ort-Anmeldung per Fax oder Telefon. Laut WKO ist sie nur in bestimmten Fällen erlaubt, zum Beispiel bei fehlender IT-Ausstattung, bei einem unvermeidbaren Ausfall der Datenübertragung, außerhalb der Bürozeiten der Steuerberatung oder aus einer Filiale ohne IT-Ausstattung. Für fallweise Beschäftigte gibt es außerdem die ELDA-App.

Wichtig: Nach einer Vor-Ort-Anmeldung muss die elektronische Anmeldung binnen sieben Tagen ab Beginn der Pflichtversicherung nachgeholt werden.

Was eine vergessene Anmeldung kostet

Wird bei einer Kontrolle eine Person angetroffen, die nicht vor Arbeitsantritt angemeldet wurde, wird es teuer. Laut WKO (Stand 1.1.2026):

Bei einer erstmaligen verspäteten Anmeldung mit unbedeutenden Folgen kann die Bearbeitungsgebühr entfallen und der Prüfeinsatz auf 300 Euro sinken. Auch die Verwaltungsstrafe kann beim ersten Mal unter bestimmten Voraussetzungen auf 365 Euro herabgesetzt werden. Für verspätete Abmeldungen und Änderungsmeldungen fallen eigene Säumniszuschläge an, in der Regel 70 Euro pro Verstoß.

Sonderfall Probetag

Viele Betriebe lassen Bewerber:innen einen Tag mitarbeiten, bevor sie zusagen. Die ÖGK stellt dazu klar: Auch eine probeweise Tätigkeit begründet nach ständiger Rechtsprechung des Verwaltungsgerichtshofs ein sozialversicherungspflichtiges Dienstverhältnis, selbst wenn die Weiterbeschäftigung vom Ergebnis abhängt. Arbeitet jemand beim Probetag tatsächlich mit, melden Sie die Person daher vorher an. Ob das auch für unbezahltes Zuschauen gilt, hängt von den Umständen ab; im Zweifel klären Sie das mit Ihrer Steuerberatung oder der ÖGK.

Eine sauber vereinbarte Probezeit ist oft die bessere Lösung: Beide Seiten können das Dienstverhältnis im ersten Monat jederzeit beenden.

Checkliste für den ersten Arbeitstag

• Anmeldung bei der ÖGK über ELDA erledigt, Kopie ausgehändigt
• Dienstzettel oder schriftlicher Dienstvertrag vorbereitet
• Einstufung laut Kollektivvertrag geklärt; einen Überblick über Mindestlöhne gibt Mindestlohn in Österreich 2026
• Arbeitsplatz, Arbeitskleidung und Sicherheitsunterweisung vorbereitet
• Ansprechperson für die ersten Wochen festgelegt

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Allgemeine Information, keine Rechts- oder Steuerberatung. Für Ihren konkreten Fall wenden Sie sich an Ihre Steuerberatung, die ÖGK oder Ihre Wirtschaftskammer.