Was kostet ein Headhunter? Honorare, Modelle und wann es sich lohnt

Q: Was passiert, wenn die neue Person in der Probezeit geht?

Dafür gibt es Garantie oder Nachbesetzungsklauseln. Im Praxistest des Industriemagazins reichte die Garantiezeit von drei bis zwölf Monaten. Lassen Sie sich die Regelung schriftlich bestätigen.

Wie viel ein Headhunter kostet, welche Honorarmodelle es gibt und worauf Sie im Vertrag achten sollten – mit Zahlen aus einem österreichischen Praxistest.

Anto Matijevic · Veröffentlicht am 07. November 2026 · 3 Min. Lesezeit

Was kostet ein Headhunter? Honorare, Modelle und wann es sich lohnt

Eine Schlüsselstelle ist frei, die Anzeige bringt nichts, und jemand schlägt vor: „Nehmen wir einen Headhunter." Dann kommt sofort die Frage: Was kostet ein Headhunter eigentlich? Die Headhunter-Kosten hängen von der Position, dem Honorarmodell und den Zusatzleistungen ab. Hier finden Sie die üblichen Modelle, echte Zahlen aus Österreich und eine Checkliste für den Vertrag.

Headhunter Kosten: So wird abgerechnet

Fast alle Headhunter und Personalberatungen rechnen mit einem Prozentsatz vom Bruttojahresgehalt der Person, die eingestellt wird. Je höher die Position und je schwieriger die Suche, desto höher meist der Prozentsatz.

Was das in der Praxis heißt, zeigt ein Test des Industriemagazins: Für die Suche nach einem CFO mit einem Bruttojahresgehalt von 120.000 bis 150.000 Euro lagen die Angebote zwischen knapp 22.000 und über 90.000 Euro. Das entspricht 16 bis 63 Prozent des erwartbaren Jahresgehalts, plus Spesen. Eine im selben Artikel befragte Personalchefin nennt als Richtwert etwa 18 Prozent bei Sachbearbeiter:innen und 25 bis 30 Prozent im C-Level.

Rechenbeispiel: Bei einer Stelle mit 50.000 Euro Bruttojahresgehalt und einem Honorar von 20 Prozent zahlen Sie 10.000 Euro, dazu gegebenenfalls Spesen und Umsatzsteuer.

Die drei Honorarmodelle

Modell	So wird bezahlt	Passt für
Retainer (Retained Search)	Honorar in drei bis vier Raten nach Projektfortschritt, unabhängig vom Ergebnis	Führungskräfte, diskrete und exklusive Suchen
Erfolgshonorar (Contingency)	nur bei erfolgreicher Besetzung	Fachkräfte, mittlere Positionen
Anzeigengestützte Suche (Selection)	meist erfolgsabhängig, Suche vor allem über Inserate	Positionen unterhalb der Führungsebene

Beim Retainer liegt das Gesamthonorar laut Industriemagazin meist bei rund einem Drittel des Jahreseinkommens. Klassische Executive-Search-Firmen sind teurer; andere Anbieter sind laut einem dort zitierten Berater im Schnitt etwa 40 Prozent günstiger, bieten dafür aber oft deutlich weniger Leistung.

Worauf Sie im Vertrag achten sollten

Honorarbasis: Zählt nur das Fixgehalt oder auch Boni, Firmenauto und Sonderzahlungen?
Zahlungszeitpunkte: Wann wird welche Rate fällig, und was passiert bei Abbruch?
Spesen: Pauschal, nach Aufwand oder gedeckelt?
Garantie: Kostenlose Nachbesetzung, wenn die Person in den ersten Monaten geht. Im Praxistest reichte die Garantiezeit von drei bis zwölf Monaten.
Exklusivität: Arbeitet nur dieser Anbieter an der Stelle, oder mehrere parallel?
Leistungsumfang: Wie viele Kandidat:innen werden vorgestellt, mit welchen Unterlagen und Einschätzungen?

Für Bewerber:innen ist Vermittlung kostenlos

In Österreich muss Arbeitsvermittlung für Arbeitsuchende kostenlos sein, das Honorar zahlt das suchende Unternehmen. Ausnahmen gibt es nur bei der Vermittlung von Künstler:innen und Sportler:innen. Verlangt ein Vermittler Geld von Bewerber:innen, ist das ein Warnsignal.

Wann sich ein Headhunter lohnt und wann nicht

Eher ja: bei Führungskräften, gefragten Spezialist:innen, vertraulichen Nachbesetzungen und wenn die passenden Leute fest im Job sitzen und keine Anzeigen lesen.

Eher nein: bei Stellen, auf die sich Menschen aus der Region bewerben, etwa im Handwerk, im Handel, in der Gastronomie oder der Produktion. Hier ist eine gut geschriebene Anzeige deutlich günstiger. Was Anzeigen kosten und wo Sie gratis inserieren, steht in Was kostet eine Stellenanzeige?. Weitere Wege zu neuem Personal finden Sie auf Mitarbeiter finden.

Wie Headhunting abläuft

Ein Headhunter klärt mit Ihnen das Profil, recherchiert den Markt, spricht passende Personen diskret an, prüft sie und begleitet Sie bis zum Vertrag. Den ganzen Ablauf beschreibt der Beitrag Wie Headhunter wirklich arbeiten. Warum klassische Wege heute oft nicht mehr reichen, lesen Sie unter Recruiting im Fachkräftemangel.

Headhunting über einfacharbeit.at

Für Fach- und Führungskräfte, die eine Anzeige nicht erreicht, bieten wir selbst Headhunting an, mit Schwerpunkt Mostviertel und Niederösterreich. Die Konditionen richten sich nach Position und Aufwand und werden vorab schriftlich vereinbart. Für alle anderen Stellen gilt: erst kostenlos inserieren, dann weitersehen.

Häufige Fragen

Wie viel kostet ein Headhunter in Österreich?

Üblich ist ein Honorar in Prozent vom Bruttojahresgehalt der Stelle. Als Richtwerte nennt eine im Industriemagazin zitierte Personalchefin etwa 18 Prozent bei Sachbearbeiter:innen und 25 bis 30 Prozent im C-Level. Im selben Praxistest lagen die Angebote für eine CFO-Suche zwischen 16 und 63 Prozent plus Spesen.

Wer zahlt den Headhunter?

Immer das Unternehmen, das sucht. Für Arbeitsuchende muss Arbeitsvermittlung in Österreich kostenlos sein; Ausnahmen gibt es nur bei Künstler:innen und Sportler:innen.

Was ist der Unterschied zwischen Retainer und Erfolgshonorar?

Beim Retainer zahlen Sie das Honorar in Raten nach Projektfortschritt, etwa bei Auftrag, Präsentation der Kandidat:innen und Abschluss. Beim Erfolgshonorar zahlen Sie nur, wenn die Stelle besetzt wird. Retainer sind bei Führungspositionen und exklusiven Suchen üblich.

Was passiert, wenn die neue Person in der Probezeit geht?

Dafür gibt es Garantie- oder Nachbesetzungsklauseln. Im Praxistest des Industriemagazins reichte die Garantiezeit von drei bis zwölf Monaten. Lassen Sie sich die Regelung schriftlich bestätigen.

Lohnt sich ein Headhunter für einfache Stellen?

Meist nicht. Für Stellen, auf die sich Menschen aus der Region bewerben, ist eine gut geschriebene Anzeige deutlich günstiger, auf einfacharbeit.at sogar kostenlos. Headhunter lohnen sich vor allem bei Führungskräften und gefragten Spezialist:innen.